Für den Austausch mit dem Steuerberater verwenden wir eine eigene Datencloud-Lösung. Das Steuerberatungsbüro kann darauf zunächst nur lesend zugreifen. Zur Vereinfachung der Abläufe legen wir die zu bearbeitenden Dokumente in einer lokalen Ordnerstruktur im Company Office ab. Anschließend synchronisiert eine spezielle Client-Software deren Inhalt nahezu in Echtzeit automatisch mit der Datencloud im DataCenter. Auf diese synchronisierten Verzeichnisse wiederum greift die Steuerkanzlei per Browser-Oberfläche zu. Es ist geplant, auch dies später einmal automatisch per Client-Software erledigen zu lassen.
Arbeitsbereich „Elektronischer Geschäftsverkehr“
Für das Kunden- und Kontakt-Management, die Termin- und Projektsteuerung sowie die Mailkommunikation verwenden wir eine Groupware Cloudlösung. Diese erlaubt den Mitarbeitern einen browserbasierten Zugriff auf alle Daten, die sie für ihr mobiles Arbeiten benötigen. Der Zugriff ist rollen- bzw. personenbasiert organisiert. Den hierfür verwendeten Server betreiben wir ebenfalls im eigenen DataCenter. Im E-Mailverkehr setzen wir einen zusätzlichen Standard E-Mailserver ein, für welchen die Groupware einen IMAP-Client bereit stellt. So kann für die E-Mailkommunkation sowohl die Groupware als auch Standard Mail-Clients wie Thunderbird, Android- oder I-Phone-Clients oder Webmailer verwendet werden.
Arbeitsbereich „Telefon-Kommunikation“
Wir verwenden einen Cloud-basierten Telefonservice eines Anbieters, der uns eine virtuelle Telefonanlage bereitstellt. Damit können wir den eigenen Rufnummernkreis selbständig verwalten. Das wiederum ermöglicht uns, dass wir einzelne oder ganze Gruppen von Rufnummern einzelnen oder Gruppen von Endgeräten zuordnen können. Hier sind verschiedene, IP-basierte Endgeräte wie klassische Bürotelefone, Handies, Smartphones und Softwaretelefone angeschlossen. Die Mitarbeiter sind dadurch immer unter ihren gewohnten Rufnummern erreichbar. Und sie können selbst Anrufe darüber tätigen. So ist mobiles Arbeiten auch telefon-technisch sauber möglich. Denn ein Kunde erkennt seinen gewohnten Ansprechpartner sofort an der Rufnummer. Und das unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter gerade aufhält und mit welchem Endgerät er telefoniert. Darüber hinaus sind sogar interne Kurzwahlnummern global verfügbar. Das benötigte Datenvolumen für den Abruf von E-Mails von unterwegs wird über den firmeneigenen Account abgerechnet. Telefon-Konferenzen sind schnell eingerichtet.
Zusammenfassung
Von zentraler Bedeutung waren für uns bei der Auswahl der verwendeten Werkzeuge (Hard- und Software, Services) Sicherheits- und Verfügbarkeitskriterien im weitesten Sinne. Das beinhaltet die Möglichkeit, jederzeit die Datenhoheit zu behalten und die betrieblichen Sicherheitsstandards nicht aufzuweichen. Dennoch war maximale Flexibilität für die Mitarbeiter ein weiteres Kriterium.
Ohne die aktive Kooperation der Mitarbeiter hilft jedoch auch die beste Technik nichts. So gehört auch dazu, den Mitarbeitern hochwertige, gut funktionierende Werkzeuge an die Hand zu geben. Dadurch kommen sie erst gar nicht auf die Idee, eigene Werkzeuge irgendwie in die internen Prozesse zu integrieren. BYOD (Bring your own device) ist natürlich ausdrücklich verboten. Doch das müssen wir unseren Mitarbeitern nicht erst sagen, denn das versteht sich für sie auch von selbst.
Wenn Sie jetzt oder später an eine Professionalisierung der neu entstandenen Homeoffice-Situation interessiert sind, dann begleiten wir Sie dabei sehr gerne im Rahmen unserer technischen Möglichkeiten und mit unseren Erfahrungen. In jedem Fall werden wir hier im Magazin immer wieder Tipps zum Thema „mobiles Arbeiten“ abliefern und diese neue Serie fortsetzen. Und auch beim eBusiness Lotsen Berlin wird es Webcasts und Empfehlungen dazu geben, so dass Sie bestens informiert an diese neue Herausforderung herangehen können.
