Postbote kommt zu spät

Wissenswertes über Maildienste-Umzug

„eMail? Das braucht niemand.“ Erinnern Sie sich noch an die Zeiten, als eine eigene eMail-Adresse, wenn überhaupt, auf @compuserve.com, aol.com, t-online.de oder, etliche Jahre später auch mal auf web.de bzw. gmx.de lautete? eMail wurde danach zum Haupt-Kommunikationsmittel im Geschäftsverkehr, Rechnungen durften per eMail zugestellt werden und: eMail-Korrespondenz ist genauso zu behandeln wie papierne Geschäfts-Korrespondenz (Archivierungspflicht, Wahrnehmungspflicht etc.).

In den letzten Jahren hörten wir dann immer wieder, dass Messenger-Dienste aller Art die nun altmodische eMail ablösen würden. Wir als Business-Provider können dies nicht bestätigen. Vielmehr steigt das Datenvolumen und die Anzahl der eMails weiterhin. Jedenfalls ist dies bei unseren (ausschliesslich) Geschäftskunden so.

Gestern hatten wir eine Anfrage im Support, die mich zu diesem Artikel anregte. Es geht um die „Geschwindigkeit“ der Übertragung bzw. genauer um Verzögerungen. Der Zulieferer unseres Kunden sandte diesem eine Mail und wunderte sich, dass dieser nicht sofort reagierte. Unser Kunde meinte, er habe die betreffende Mail erst einen Tag später erhalten und fragte uns, wie das sein könne.

Wenn man mal voraussetzt, dass der Zulieferer und unser Kunde sich nicht irren, dann bleiben immer noch mehrere mögliche Gründe für Verzögerungen offen.

  1. Greylisting

    Das ist ein Verfahren, das im kommerziellen Mailverkehr zur SPAM-Reduzierung angewendet wird. Dabei wird die jeweils erste Mail von einem bestimmten Absender innerhalb eines bestimmten Zeitraumes vom empfangenden Mailserver an den absendenden Mailserver zurückgewiesen mit der Aufforderung, nach einer bestimmten Zeit (bei uns sind dies meist 15 Minuten, der Kunde kann diese Zeit selbst definieren) erneut zuzustellen. Dann wird auch sofort angenommen und der Absender für eine bestimmte Zeit in eine Whitelist aufgenommen (auch diese Zeit kann unser Kunde selbst definieren).
    Beherrscht der absendende Mailserver dieses international bekannte Verfahren nicht einwandfrei, so kann es zu Verzögerungen kommen.

  2. Provider sammelt Mails und versendet dann

    Bei Providern, die eher für private Anwender arbeiten, kann es vorkommen, dass Mails gesammelt versendet werden. Das geschieht aus Gründen der Ressourcenschonung und kommt eher selten vor. Bei Business-Providern sollte dies eher nicht geschehen.

Wenn die Ursache für eine ungewöhnliche Zeitdifferenz zwischen Übergabe des eMails vom Absender an seinen Dienstleister und der tatsächlichen Bereitstellung in der Eingangs-Mailbox beim empfangenden Mailserver erforscht werden soll, helfen zwei Verfahren, deren eine vom Empfänger selbst und deren andere nur mit Hilfe seines Dienstleisters möglich ist.

  1. Quelltext bzw. Header lesen
    Das Mail besteht aus dem eigentlichen Nutz-Inhalt (üblicherweise dem Text der Nachricht) und dem „Rest“. In letzterem sind diverse wichtige Informationen enthalten, die den genauen Weg der Mail und auch die Zeitstempel beschreiben.
    Üblicherweise stellt der Mailclient dies bereit, wenn man mit der rechten Maustaste auf die Mail klickt und aus einem Kontext-Menü einen Eintrag wie „Quelltext“ oder „Header“ klickt. Oder man wählt das Mail aus und wählt aus dem Menü „Ansicht“ den Punkt „Quelltext“ aus. Das kann je nach Mail-Client variieren.
    Mit Sachkenntnis oder Phantasie lassen sich dann die gewünschten Informationen auslesen.
  2. Logfile-Analyse
    Das Logfile steht normalerweise nur dem Dienstleister direkt zur Verfügung. Hierin wird jeder Mailkontakt exakt mit sekundengenauer Uhrzeit und allen wichtigen Informationen gespeichert. Damit lässt sich sehr genau feststellen, wann ein bestimmtes Mail eingetroffen ist.

Weiterführende Infos

  1. Hilfswerkzeuge zur Header-Analyse
  2. https://mxtoolbox.com/EmailHeaders.aspx
  3. http://www.iptrackeronline.com/email-header-analysis.php
  4. https://de.wikipedia.org/wiki/Header_(E-Mail)