Best Practice: Update Warenwirtschaftssystem

Best Practice und How To Update Warenwirtschaftssystem

Manchmal ist die Praxis der beste Lehrmeister, vor allem wenn es einen selbst betrifft. So geschehen bei unserem hauseigenen Projekt mit dem Namen „Update Warenwirtschaftssystem“. So mussten wir trotz stabilen Betriebes wegen der vielen Änderungen bei Microsoft Windows auf die neue Software-Version umsteigen. Und da wir bei dem Update dieses kaufmännisch wichtigen Systems naturgemäß Unterbrechungen oder Störungen unbedingt vermeiden wollten, mussten wir einiges beachten. Daraus wurde dann ein „How to“-Lehrstück, welches Ihnen (hoffentlich) hilft, Updates trotz Widrigkeiten ebenfalls erfolgreich vorzubereiten und durchzuführen.

Der Sachverhalt

Die Debitoren-Buchhaltung der BB-ONE.net wird seit vielen Jahren mit einer Software erledigt, deren Hersteller quasi der Markführer für Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme ist. Dem Ruf des Platzhirschen entsprechend sind Funktionalität des Systems und der Hersteller-Support aufgestellt. Aus einer gewissen Arroganz heraus schlichen sich im Laufe der Jahre dann immer wieder richtige Software-Fehler und funktionelle Macken ein. Diese führten in unserem Fall dazu, dass wir die für uns lebenswichtige Software nicht mehr korrekt updaten konnten. Wir wollten daher wieder einen sauberen, aktuellen Zustand herstellen, um eine sichere Funktion zu gewährleisten. Deshalb beschlossen wir den kompletten Neuaufsatz der Warenwirtschaft. Natürlich wollten wir diesen parallel zum Tagesbetrieb durchführen. Dabei ergaben sich naturgemäß einige zu erwartende Herausforderungen, aber auch diverse unangenehme Überraschungen.

Projekt „Update Warenwirtschaftssystem“? Ein guter Plan.

Unter normalen Umständen hätten wir folgende Vorgehensweise beim Update des Warenwirtschaftssystems gewählt und durchgezogen:

  1. Datensicherung des „alten“ Servers
  2. Sicherung/Export der kompletten Datenbank
  3. Einrichten des neuen Servers mit der aktuellen Fakturierungs-Software
  4. Einspielen/Import der Datenbank in das neue System
  5. notwendige weitere Anpassungen und Erweiterungen auf dem neuen System

Die Datenbank des alten Systems liess sich jedoch nicht in das neue System importieren. Also musste die alte Software temporär neu installiert werden. Als Zielserver wählten wir eine virtuelle Maschine (VM) in der gleichen Grössenordnung des alten Servers: Systemplatte 300 GB/250 GB frei, Platte für de Software 500 GB/450 GB frei). Die exportierte Datenbank mit ca. 75 GB Grösse als ZIP-Archiv wollten wir von einem gemappten Netzwerklaufwerk importieren. Der Plan war also, mit diesem System dann die Software auf aktuellen Stand zu bringen.

Überraschung!

Als ärgerlich erwies sich nun, dass der Import der Datenbank nicht von einem Netzwerklaufwerk, sondern nur von einem lokalen Laufwerk aus möglich war. In der Software-Dokumentation und anderen Quellen des Herstellers fanden wir darüber nichts. Und eine entsprechende Fehlermeldung kam erst nach ca. zwei Stunden.