Online-Buchhaltungen – komfortable Cloudlösungen für kleine und mittlere Unternehmen
Sie kennen das: kurz vor Torschluss kündigen sich der Steuerberater und / oder die Buchhaltungsabteilung mit den vorbereitenden Arbeiten zum Jahresabschluss an. Gut dran ist der Unternehmer, welcher bereits während des Geschäftsjahres seine Buchführung voll im Griff hat und mit dem Steuerberater in allen Fragen à jour ist.
Kleine Unternehmen nutzen aus verschiedenen Gründen die Buchhaltungskapazitäten des Steuerberaters, oft mit der „Schuhkarton“-Methode oder in der fortgeschritteneren Version des vorsortierten Beleg-Ordners. Die Schwierigkeit bei dieser Methode ist, dass zwar der lästige Papierkram vom Tisch ist, aber die Ergebnisse erst viel später vorliegen und eventuelle Fehler oder offene Fragen untergehen, bis der Jahresabschluss auf dem Plan steht.
Der wirtschaftliche Überblick geht bei dieser traditionellen Methode im Eifer des Tagesgeschäfts gerne verloren. Und manch ein Unternehmer kennt das ungute Gefühl zur Genüge, welches sich dann einstellt. Eine Buchhaltung als Cloudlösung, richtig ausgewählt und sinnvoll eingesetzt, ist ein nützliches Werkzeug, wenn Sie von überall zu jeder Zeit Ihre wirtschaftlichen Unternehmensdaten im Blick haben wollen. Ein Komfort, welcher durch moderne Cloudlösungen inzwischen auch kleinen und mittleren Unternehmen zur Verfügung steht.
Die wichtigsten Vorteile der Buchführung in der Cloud:
- immer aktuelle Softwarestände, kein Update-Stress bei gesetzlichen oder technischen Neuerungen
- immer und überall verfügbar, unabhängig von Arbeitszeit und Standort
- immer plattformunabhängig, freie Wahl des Endgerätes, verwendeter Betreibssysteme und Browser
Cloudlösungen für Online-Buchhaltung
Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Cloudlösungen für Online-Buchhaltungen. Von einfachen, kostengünstigen Do-It-Your-Self Buchführungslösungen wie zum Beispiel „lexoffice“ bis hin zu komplexen Systemen wie „DATEV“ mit dem direkten Draht zum Steuerberater. Inzwischen hat auch der DATEV-Konkurrent „ADDISON“ mit der aktuellen Version „OneClick Online-Buchhaltung“ eine interessante Cloudlösung zu bieten.
Welche Buchhaltungslösung die richtige für Ihr Unternehmen ist, hängt davon ab, wie viel Selbständigkeit Sie in Sachen Buchhaltung und Controlling anstreben, wie komplex Ihre jeweiligen Abschlüsse aussehen und wie eng Sie mit Ihrem Steuerberater zusammen arbeiten wollen.
Worauf Sie bei der Wahl der passenden Online-Buchhaltung achten sollten
Cloud Services made in Germany
Die Buchhaltung über eine Schnittstelle in einem DataCenter erledigen zu lassen, ist ein Klassiker der Auftragsdatenverarbeitung. Gerade für die sensiblen Wirtschaftsdaten eines Unternehmens gelten daher zu Recht die strengsten Datenschutz- und -sicherheitsregeln, insbesondere wenn sie über das Internet bearbeitet werden. Vergewissern Sie sich also, dass die Server der Cloud-Buchhaltung in Deutschland stehen.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Die ideale Online-Buchhaltung sollte Ihnen erlauben, den Grad der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater selbst bestimmen zu können. Ob Sie wie gehabt einfach Ihre Belege hinschicken und im Steuerbüro buchen lassen oder bis zu den steuerlichen Anmeldungen bzw. Erklärungen alles selbst buchen, diese Entscheidung sollte bei Ihnen bleiben. Die Cloudbuchhaltung sollte beiden Seiten zu jeder Zeit den Einblick in den Stand der Buchführung und ggf. Korrekturen erlauben.
Verständliche Benutzeroberfläche
Das Buchhalter-Fachchinesisch ist schon schwierig genug. Es erleichtert die Online-Buchhaltung vor allem mit modernen Endgeräten ungemein, wenn die Softwareoberfläche übersichtlich strukturiert und auf die wesentlichen Funktionen reduziert ist. Intuitive Bildsprache (Piktogramme), einfache Menüstrukturen und klare Eingabeformulare sind unverzichtbar. Werfen Sie auch einen kurzen Blick auf die Hilfefunktionen und prüfen, ob diese im Kontext verständlich zugeordnet und unkompliziert erreichbar sind und ob eine individuelle Suchfunktion vorhanden ist.
Flexibles Berichtswesen
Die klassischen Berichte sollten abrufbar sein. Dazu gehören die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) (oder die Einnahme-Überschuss-Rechnung/EÜR), die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Bilanz, Summen- und Saldenlisten (SuSaLi), Kontenblätter, Umsatzsteuer Voranmeldungen (UVA). Idealer Weise bietet die Online-Buchhaltung die Möglichkeit, eigene Berichte zu generieren.
Vollständige Buchführungsfunktionen
Eigentlich selbstverständlich, aber dennoch sollten alle Standard-Finanzbuchhaltungsfunktionen auch in einer Online-Buchhaltung vorhanden sein: anpassbare Kontenrahmen, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, OP-Verwaltung, kleine Anlagenbuchhaltung (mit AfA-Erfassung), Stornohilfen, Kostenstellenbuchung, Währungseinstellung, automatische Steuersätze.
Schnittstellen
Man kommt – wie im Falle von ADDISON – zwar vielleicht noch ohne DATEV-Schnittstelle aus, aber ohne Elster-Schnittstelle geht es eigentlich nicht mehr. Auch weitere sogenannte Exportschnittstellen mit dem Datenstandard „CSV“ sollten vorhanden sein. Spätestens bei einer Steuer- bzw. Betriebsprüfung erleichtern zusätzliche Schnittstellen die streßärmere Zusammenarbeit mit dem Prüfer.
Exkurs: Stand alone vs. Steuerberatermodell
Die Lösungen von DATEV oder ADDISON entstammen der Tradition der Datenfernverarbeitung für Steuerberater. Insbesondere ADDISON setzt als klassischer Software Lösungsanbieter mit der „OneClick“-Philosophie auf die enge Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandanten und verfolgt konsequent die Philosophie der Cloudlösungen.
Diese Steuerberater-Systemlösungen haben einen unschlagbaren Vorteil gegenüber Einzellösungen in der Cloud, wie zum Beispiel „lexoffice“: Letztere bieten zwar die klassische DATEV-Schnittstelle für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater an, verursachen allerdings deutlich mehr Aufwand. Wenn Sie ohnehin von der Buchführung bis zu den Steuererklärungen alles alleine erledigen, ist dies zu vernachlässigen. Doch wenn Sie die enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater schätzen, kommen Ihnen Lösungen wie z. B. die von ADDISON sehr entgegen.