Mail-Archiv vs. Mail-Backup?

Mail-Archiv und Backup für mehr E-Mailsicherheit

Eine gute E-Mailsicherung braucht beides!

Die Frage nach „Mail-Archiv vs. Mail-Backup“ ist eigentlich nur mit einem klaren „UND“ zu beantworten. Denn beide Maßnahmen sind immer dann sinnvoll, wenn man nicht eines Tages ohne jegliche dokumentierte Geschäftskorrespondenz dastehen will. Deshalb sollte jeder vernunftbegabte Anwender für seinen E-Mailbestand z. B. die gesetzlich vorgeschriebene Mailarchivierung durchführen. Aber trotz besseren Wissens verdrängen viele Verantwortliche diesen Umstand. Immerhin sichern sich manche mit einem Backup als Pannenschutz ab. Oder sie verlassen sich beim Sichern der E-Mails zusätzlich auf ihren Provider. Aber das reicht im Notfall einfach nicht. Und dieser kommt bestimmt!

Der Provider kann helfen – aber nicht immer.

Wenn Ihr Provider sorgfältig arbeitet, dann kann er Ihnen im Störfall ein Mailbackup zur Verfügung stellen. Aber hier haben Sie keine Kontrolle über die Aktualität dieses vermeintlichen Mailarchivs. Bei einem echten Mail-Archiv sieht die Sache ganz anders aus. Hier könnte man im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und betrieblichen Notwendigkeiten alles in gewünschter Form vorhalten. Aber dennoch müssen wir feststellen: Kaum jemand hat es, das Mail-Archiv.

Vielleicht liegt es daran, dass den meisten Anwendern der Unterschied zwischen diesen beiden vollständig unterschiedlichen Ansätze überhaupt nicht klar ist. Viele sehen „Mailarchiv“ und „Mailbackup“ sogar als gleichbedeutend. Daher beschreibt dieser Artikel beide Ansätze in ihren wesentlichen Funktionen, nennt Vor- und Nachteile und zeigt, dass einfache Lösungen auch wirklich einfach sind. Und im Folgeartikel „E-Mailsicherung – welche Lösung ist die Richtige?“ stellen wir Ihnen sogar eine geeignete Lösung vor.

So funktioniert E-Mail

Doch bevor wir ins Detail gehen, unternehmen wir zunächst einmal einen kurzen Ausflug in die grundsätzlichen Funktionen von E-Mail. Denn diese richtig zu verstehen, hilft wesentlich bei der Entscheidung, ob – und wenn ja – welchen Ansatz Sie verfolgen sollten.

Der Ablauf beim E-Mail versenden und empfangen

Egal, ob Sie Ihre E-Mails über einen lokalen Mail-Client wie Thunderbird oder Outlook bearbeiten oder dazu einem Browser-basierten Client wie Roundcube verwenden, der zuständige Mail-Server empfängt die E-Mails. Und egal ob hier Postfix, Sendmail, Exim, MS-Exchange oder andere Mailsoftware zum Einsatz kommt, auf dem Mailserver wird sie entweder

A) dort dauerhaft zentral gelagert, dann wird das IMA-Protokoll (IMAP) verwendet, oder
B) von einem lokalen Mail-Client abgeholt. Das ist dann das sogenannte PO-Protokoll (POP).

Im Fall A wird der meistens gemietete Mail-Server als zentrales Archiv verwendet, auf das beliebig viele Mail-Clients (PC im Büro, Notebook mobil, Smartphone) zugreifen können. Theoretisch können alle mit dem selben Mail-Bestand arbeiten.
Im Fall B werden sowohl ausgehende als auch eingehende Mails lediglich lokal an EINEM Ort verwaltet und gespeichert.

Potentielle Fehlerquellen

Als aufmerksamer Leser haben Sie sicherlich schon die potentiellen Schwachstellen vor Augen. Denn wenn der Mail-Server per IMA-Protokoll angesprochen wird, dann arbeitet er als zentraler Mail-Speicher. Das heißt auch, dass die Wahrscheinlichkeit, dass eine am Smartphone gelöschte E-Mail anschliessend auf dem Büro-PC und dem mobilen Notebook verschwindet, sehr gross ist. Und je nachdem, wie der gut Sie den „Papierkorb“ pflegen, geht die Wahrscheinlichkeit des endgültigen Verschwindens einer E-Mail gegen 100%.

Störungen und Ausfall des Datenspeichers

Wenn zum Beispiel beim Betreiber des Mail-Servers ein Problem auftritt, das zum Datenverlust führt, dann kann das eine mittlere Katastrophe nach sich ziehen. Schließlich ist E-Mail inzwischen das zentrale Kommunikationswerkzeug im Geschäftsleben. Gleiches gilt natürlich auch für denn Fall, dass das PO-Protokoll benutzt wird und DAS Endgerät den Wegfall der Mail-Daten verursacht.