E-Mailsicherung – welche Lösung ist die Richtige?

E-Mailsicherung

Ein Einstieg

In unserem Beitrag „Mail-Archiv vs. Mail-Backup“ beschreiben wir die wichtigsten Grundlagen der E-Mailsicherung. Dabei kommen wir zu einem wichtigen Schluss: Beide Sicherungsansätze gehören zusammen in ein Gesamtkonzept. Und es ist besser, vielleicht zunächst eine improvisierte Lösung zu haben als überhaupt gar keine.

Aber ab einer gewissen Größenordnung sollte das Provisorium durch eine professionelle und funktionale Lösung ersetzt werden. Doch bevor wir uns eine interessante Lösung näher ansehen, sollten wir vorher eine zentrale Frage klären:

Was wollen Sie mit Ihrer Lösung für E-Mailsicherung erreichen?

Hier gibt es zwei unterschiedliche Schwerpunkte, nämlich einen betrieblichen und einen gesetzlichen. Daraus ergeben dann Fragen wie z. B.

  • Wollen Sie einfach nur Unfälle absichern, also so etwas wie ein Backup Ihrer Mails anlegen und pflegen?
  • Brauchen Sie ein Archiv Ihrer Korrespondenz für regelmäßige Dokumentations- und Rechercheaufgaben?
  • Oder genügt Ihnen, dass Sie den gesetzlichen Vorgaben nachkommen und Ihre geschäftliche E-Mailkommunikation bis zu 10 Jahre vorhalten?

Ein Tipp für die Lösungsfindung: Geben Sie jedem Ihrer relevanten Mitarbeiter – oder sich alleine – drei Punkte zum Verteilen. Bewerten Sie die drei Fragen nach Wichtigkeit für Ihr Unternehmen. Es dürfen durchaus auch mehrere Punkte an eine Frage vergeben werden. Dann sehen Sie sofort, wo der Schwerpunkt Ihrer Anforderungen an eine Lösung für E-Mailsicherung liegt.

Eine Marktübersicht der aktuellen Lösungen

Eine gute Übersicht zu den Software-Lösungen, die Sie selbst lokal oder im DataCenter betreiben können, finden Sie unter der folgenden URL: https://www.capterra.com/email-archiving-software/.

Sehr informativ sind übrigens auch die Vortrags-“Folien“ von Peer Heinlein anlässlich der DFN-Betriebstagung: https://www.heinlein-support.de/sites/default/files/die-pflicht-zur-revisionssicheren-e-mail-archivierung.pdf

Nicht ganz frisch, aber immer noch informativ ist eine kleine Übersicht zu selbst-gehosteten Lösungen:
https://www.admin-magazin.de/Das-Heft/2015/02/Im-Vergleichstest-Open-Source-Software-fuer-Mailarchivierung

Für unseren Testbericht haben wir uns ein Beispiel für Kleinstbetriebe herausgesucht:

Mailstore Startfenster
Willkommen bei Mailstore …

Mailstore Home

Mailstore Home ist eine kostenfreie Lösung des deutschen Herstellers MailStore Software GmbH. Dieser Hersteller bietet eine ganze Palette von Lösungen für E-Mailsicherung an. Aber auch wenn die „Home“-Version ausdrücklich für Privatanwender gedacht und deshalb kostenfrei angeboten wird, lohnt sich ein genauerer Blick auf diese Software.

Ein Testbericht

Nach dem Herunterladen des Installationspaketes, das nur unter Windows läuft, gelingt die Installation schnell und fehlerfrei, auch, weil es nur wenige Einstellungsmöglichkeiten gibt.

Einfach Starten und mehrere Profile gleichzeitig verwalten

Profile bei Mailstore anlegen und mit E-Mailkonten verknüpfen
Funktioniert ein Bisschen wie der IMAP-Import beim lokalen E-Mailclient