Wir kennen einige lokale-Client-Lösungen und Server-Lösungen, mit und ohne Datenbank, mit und ohne echte Revisions-Sicherheit, für wenig und für sehr viel Geld. Ein Anbieter behauptet sogar, die einzig tatsächlich gesetzeskonforme Lösung anzubieten. Wir möchten Ihnen kurz zwei wesentliche Grundformen vorstellen. Wenn Sie eine konkrete Lösung kennenlernen wollen, dann empfehlen wir Ihnen anschließend den Beitrag „E-Mailsicherung – welche Lösung ist die Richtige?“ zu lesen. Hier lernen Sie eine interessante Lösung kennen.
Professionelle Lösungsansätze
Außer Haus Betrieb
ASP-Lösungen werden als Service (Software as a Service oder Application Service Providing) angeboten. Dabei bezieht der Unternehmer eine gehostete Dienstleistung. Die Dienstleistung wird unter der Verantwortung des Betreibers in einem DataCenter erbracht. Dabei sollten Sie zusätzliche Vereinbarungen z.B. über die Datensicherung oder die Verfügbarkeit treffen. Und denken Sie hier bitte an die erforderliche AV-Vereinbarung nach DSGVO.
Interner Mail-Archiv Betrieb
Lokal betriebene oder selbst gehostete Lösungen betreibt der Unternehmer in eigener Verantwortung. Der Betrieb erfolgt, entweder im Unternehmen oder in einem DataCenter. Dieser Weg bietet maximale Unabhängigkeit und Flexibilität (wenn die Lösung im DataCenter betrieben wird), bedeutet aber auch mehr Aufwand für Installation, Einrichtung, Pflege etc.). Die Lösung im eigenen Unternehmen zu betreiben sollte nur in sehr kleinen Unternehmen geplant werden.
Ein Zwischenfazit
Die Entscheidung, ob Sie für Ihre E-Mailsicherung eine improvisierte oder professionelle Lösung bevorzugen, können wir Ihnen nicht abnehmen. Auch nicht, ob Sie lieber „Inhouse“ oder per „Outsourcing“ sichern und archivieren wollen. Das hängt ganz davon ab, wie viel Eigenverantwortung und Selbstorganisation Sie übernehmen können und wollen. Aber eines ist gewiss: Sie müssen handeln. Denn wenn „E-Mails“ futsch sind, dann geht Ihr Geschäft den Bach runter. Können Sie sich das leisten?
Gehen Sie jetzt zum Beitrag „E-Mailsicherung – welche Lösung ist die Richtige?“
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