Maildienste-Umzug mit Migration von eMail-Accounts

Wissenswertes über Maildienste-Umzug

Dieses „how to“ beschreibt die optimale Vorgehensweise zum Übertragen von Mail-Accounts beim Wechsel des Service-Anbieters. Ähnlich wie bei einem richtigen, vollständigen Serverumzug gibt es beim Maildienste-Umzug Stolpersteine beiseite zu schaffen. Daher zeigen wir Ihnen, wie dieser Vorgang korrekt durchgeführt werden sollte, um Fehler zu vermeiden, die zum Verlust von eMails während oder nach dem Wechsel führen können.

Vorbereitung: Domain-Verwalter benachtichtigen

Häufig geht der Umzug der Maildienste mit dem Wechsel des Domainproviders einher, doch das ist kein Muss. Egal ob neuer oder alter Anbieter, im Idealfall verfügt der für die Domain zuständige Provider über mehrere eigene Nameserver und ist auf den Serverbetrieb für Geschäftskunden spezialisiert. So wird Ihnen unter anderem der folgende erste Schritt  abgenommen. In jedem Fall sollten Sie sich vergewissern, dass der Domainverwalter informiert bzw. der nächste Schritt gut vorbereitet ist.

Schritt 1: TTL heruntersetzen

Die TTL, (Time to Live), welche die Dauer der Gültigkeit der hinterlegten Domaindaten angibt, sollte für den Mail-Host (Mailserverdienst) im DNS (Domain Name System) ca. eine Woche vor dem geplanten Umzug auf einen kleinen Wert eingestellt werden. Das darf bei einer .de-Domain minimal 3 Minuten sein. Ziel dieser verkürzten „Livetime“ ist es, die anstehende Änderung der Zuständigkeit für den Mailservices möglichst schnell im Netz zu verbreiten. Genau genommen steht die Ankündigung des Wechsels auf eine neue IP-Adresse dahinter.

Wichtig: Nach dem erfolgreichen Maildienste-Umzug und abschliessenden Funktionstests muss dieser Wert wieder heraufgesetzt werden.

Schritt 2: Mail-Daten sichern

Abhängig davon, welches Protokoll Sie für die eMail-Accounts bisher eingesetzt haben, müssen bestimmte Maildaten separat gesichert werden. Dazu gehören technische Benutzername (username), die Schreibweise Ihrer eMail (Ihr.Name@musterdomain.de), Ihr Passwort und natürlich die eigenen E-Mails mit den dazugehörigen Verzeichnissen bzw. Unterordnern.

  1. Die Mail-Accounts werden mit dem POP3-Protokoll betrieben. Dann sind ein- und ausgehende Mails lokal beim Unternehmen auf den dortigen Servern oder Arbeitsplatzrechnern vorhanden und bereits vom Mailserver abgekoppelt gesichert.
  2. Die Mail-Accounts werden mit dem IMAP-Protokoll betrieben. Wichtig: Hier wurden nicht zwingend lokale Kopien angelegt! Wenn das zutrifft, müssen die Maildaten zunächst extra gesichert und nach dem Umzug zurück auf den neuen Mailhost übertragen werden. Abhängig vom verwendeten Mailprogramm (Mailsoftware-Clients wie z. B. Thunderbird, Outlook etc .) gibt es aber auch entsprechende Verfahren, lokale Kopien anzulegen und die IMAP-Ordner mit ihren Inhalten entsprechend lokal vorzuhalten.  Dies sollte unbedingt überprüft werden, falls IMAP verwendet wird.
    Es können auch mit Hilfe von Zusatzprogrammen lokale Archive angelegt werden, die dann später auf den neuen Mailhost übertragen werden.

In jedem Fall sollte eine vollständige Liste aller Mailaccounts mit Nutzerdaten (Benutzername, Passwort und eventuelle Mailweiterleitungen) vorhanden sein. Diese brauchen Sie ohnehin im Schritt 3.

Schritt 3: Mail-Accounts neu einrichten

Auf dem neuen Mailserver müssen natürlich die Mailaccounts eingerichtet werden. Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Wenn die Benutzer-Namen und Passwörter nicht übernommen werden sollen oder können, werden nun mit den Mailboxen neue Zugangsdaten erstellt. Diese müssen während des Umzuges auch in allen Mailsoftware-Clients aktualisiert werden.
  2. Wenn die Benutzer-Namen und Passwörter übernommen werden sollen, müssen diese Daten in geeigneter Form vorliegen. Ideal ist hierbei eine Tabelle im csv-Format (Zeichensatz beachten!).
  3. Wenn Weiterleitungen, SPAM-Management-Einstellungen, Aliase, Mailbox-Grössen und ähnliche Zusatzeinstellungen verwendet wurden und diese übernommen werden sollen, müssen sie beim Einrichten der neuen Mailboxen ebenfalls vollständig vorliegen, um Irritationen zu vermeiden.

Schritt 4: Datensynchronisation  und Tests

Da sich sich Kunde, alter und neuer Maildienste-Anbieter aufeinander abstimmen müssen, zieht sich der Prozess des Maildienste-Umzugs erfahrungsgemäß immer etwas hin. Daher sollte Schritt 2 bezogen auf die zwischenzeitlich neu eingangenen eMails wiederholt werden, bis beide System (alt und neu) auf dem gleichen Stand sind und der eigentliche Schwenk kurz bevor steht.

Auch kann es bei der Übernahme der Zugangsdaten zu Problemen kommen. Falls beispielsweise Passwörter wie „hamburg“, „12345“ oder „üh7fjjd“ verwendet wurden und beim neuen Dienstleister derartige Passwörter bereits beim Einrichten vom System abgelehnt werden, müssen händische Anpassungen durchgeführt werden. Auf professionellen Systemen werden üblicherweise zu kurze Passwörter oder solche mit nationalen Sonderzeichen bzw. „Wörterbuch-Passwörter“ nicht akzeptiert.

Ähnliches gilt für die Syntax der Benutzernamen. Die Verwendung der Mail-Adresse als Benutzernamen ist nicht zu empfehlen, da dies ein Sicherheitsrisiko ersten Ranges wäre. In diesem Fall würde eine Hälfte der Zugangssicherung bereits öffentlich zugänglich sein.

Schritt 5: Maildienste-Umzug

Für den Umzug sollte idealerweise ein Wochenende gewählt werden. Alle betroffenen Mitarbeiter sollten auf den bevorstehenden Umzug hingewiesen werden. Falls die Mail-Services auch in anderen Services wie Newsletter, Mailinglisten etc. verwendet werden, müssen dort eventuell ebenfalls Anpassungen vorgenommen werden. Testen Sie vorsorglich alle Funktionen noch einmal nach dem Maildienste-Umzug auf Herz und Nieren.

Wenn alle bisher aufgeführten Vorbereitungen richtig umgesetzt wurden, kann nach einer letzten Daten-Syncronisation der eigentliche Schwenk, also die Änderung der DNS-Daten gestartet werden. Nun dauert es eine gewisse Zeit, bis sich die Änderung der Adress-Information im gesamten Netz „herumgesprochen“ hat. In dieser Zeit können eingehende Mails eventuell auf dem alten Mailserver eingehen, für den Kunden jedoch nicht mehr zugänglich sein. Damit wären diese Mails „verloren“.

Deshalb ist es so wichtig, die TTL-Zeiten anzupassen wie beschrieben in Schritt 1 und den eigentlichen Umzugsvorgang auf ein Wochenende zu legen.

Was noch passieren kann…

Manchmal gibt es trotz perfekter Planung, Vorbereitung und Durchführung technische Probleme. So kann es sein, dass der neue Maildienste-Anbieter andere Ports für die Verschlüsselungsverfahren SSL, TLS bzw. StartTLS verwendet. Dieser Fehler ist schnell behoben, indem Sie in Ihrem Mailprogramm die Porteinstellungen hierfür anpassen.

Eine weitere Unannehmlichkeit können unterschiedliche Sicherheitszertifikatsstufen des alten und neuen Providers sein. Bei der ersten Verbindungsherstellung zum Mailserver erhalten Sie eine Sicherheitswarnung, dass das verwendete neue Zertifikat nicht bekannt ist. Prüfen Sie die Angaben, fragen Sie ggf. Ihren neuen Anbieter, ob es sich hierbei tatsächlich um sein gültiges Zertifikat zur verschlüsselten Übertragung der eMaildaten handelt. Wenn ja, einfach ein einziges Mal das Zertifikat herunterladen, speichern und als korrekt bestätigen. Danach sollte Ruhe herrschen.

Fazit

Der Maildienste-Umzug von einem Dienstleister zu einem anderem ist zwar kein Hexenwerk, aber auch keine Kleinigkeit. Bei guter Vorbereitung und entsprechender Kompetenz kann sowohl unnötiger Stress als auch der Verlust von Geschäfts-Mails vermieden werden.

Zu guter letzt noch ein Tipp: Auf Geschäftskunden spezialisierte Dienstleister wie die BB-ONE.net bieten sowohl für die Datensicherung (Schritt 2) als auch die Einrichtung der Mailaccounts (Schritt 3) entsprechende automatisierte Services an. Mit geeigneten Werkzeugen kann der Kunde dies zwar alles auch selbst tun, aber es gibt ein ruhiges und sicheres Gefühl, von Fachleuten begleitet zu werden.

Aber auch hier gilt: es wird nur ausgeführt, was beauftragt wird. Also empfiehlt es sich, nachzufragen und sich beraten zu lassen.