Domain-Inhaber Daten muss man pflegen

Wissen: Domain-Inhaber Daten

Beim Registrieren einer Domain müssen einige Angaben zum Inhaber (Owner) und zum Verfügungsberechtigten (Admin-C) gemacht werden. Diese Domain-Inhaber Daten müssen Sie immer aktuell halten. Wenn nicht, können Sie nämlich im schlimmsten Fall nicht mehr über Ihre Domain verfügen. Das ist besonders beim Domainverkauf ärgerlich. Oder auch, wenn die Domain umziehen soll. Denn die Registries sind berechtigt, ja sogar verpflichtet Domains zu sperren, falls diese Domain-Inhaber Daten fehlerhaft sind. Und dann geht erst einmal nichts mehr. Wortwörtlich.

Ein Domain-Inhaber hat Pflichten

Zu den wichtigsten Pflichten des Domain-Inhabers zählt das Aktuellhalten aller Domain-Daten. Dazu gehören die Angaben zum Inhaber und zum Verfügungsberechtigten, dem sogenannten Admin-C. Diese Daten werden bei der jeweiligen Registry in einer Datenbank hinterlegt. Für .de-Domains ist zum Beispiel die DENIC die zuständige Registry. Oder die dotBerlin für .berlin-Domains.

Einmal im Jahr erinnern die meisten Registries den Admin-C per E-Mail daran, seine Daten aktuell zu halten. Oft landen diese E-Mails im Papierkorb oder im SPAM-Ordner, weil sie manchmal etwas verwirrend-unverständlich daherkommen. Doch diese Mails dürfen Sie auf gar keinen Fall ignorieren.

Aber auch bei der Änderung der Domaindaten ist einiges zu beachten, um Probleme zu vermeiden.

Zwei Praxis-Beispiele

Wir wollen in diesem Beitrag von zwei Fällen berichten, die zeigen, was bei Nichteinhaltung der Regeln für Domain-Inhaber Daten passieren kann.

Beispiel 1: Registry-Benachrichtung landet im SPAM-Filter

Unser erstes Beispiel betrifft eine Bank. Hier verliess der aktuelle Admin-C das Unternehmen. Irgendwann wurde eine andere Person mit der Übernahme der entsprechenden Pflichten beauftragt. Man besann sich derer und wollte nicht nur die persönlichen Angaben anpassen, sondern auch alles andere ausser dem Organisationsnamen: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse. Man teilte dies dem Registrar mit, dieser änderte die Daten bei der Registry und so nahm das Unheil seinen Lauf.

Die Registry informierte den vorherigen, nicht mehr erreichbaren und den neuen Admin-C über die anstehenden Änderungen. Sie forderte den neuen Admin-C mit einer weiteren E-Mail auf, die Änderungen zu bestätigen. Dies sollte er durch Anklicken eines Links oder Eingabe eines Codes tun. Leider kam er dieser Aufforderung innerhalb der geforderten 15 Tage nicht nach. Die Registry reagierte und sperrte die Domain, genauer: die normale DNS-Auflösung wurde durch eine Webseite ersetzt, die auf die Sperrung hinwies.

Der Kunde, genauer der neue Admin-C, bat uns um Hilfe. Die Ursache konnten wir natürlich schnell aufklären und wiesen ihn darauf hin, dass er der Aufforderung zur Bestätigung nicht Folge geleistet hatte. Da dieser Prozess komplett automatisiert ist, sind hier Fehler kaum möglich. Dennoch unterstellte man, dass die Benachrichtigung der Registry nicht erfolgt sei. Erst, nachdem wir die Benachrichtigung mehrfach erneut anforderten, fanden sich die Mails beim Kunden an.

Der Kunde hatte die Benachrichtigungs-Mail der Registry als SPAM eingeordnet und entsprechend behandelt. Da hilft es wenig zu wissen, dass es sich hierbei um keinen Einzelfall handelt und falsch eingerichtete SPAM-Filter – auch menschliche – zum Geschäftsalltag gehören. Denn eine Bank-Domain, die deswegen mehrere Tage offline ist und dafür auf eine peinliche Infoseite der Registry zeigt, macht schwerlich einen guten Eindruck auf die Bankkunden.

Beispiel 2: Falsche Reihenfolge bei der Aktualisierung der Domain-Inhaber Daten

In einem anderen Fall führte Unwissenheit  und Ignoranz bezüglich des richtigen Umgangs mit Domain-Daten zu erheblichen Unannehmlichkeiten. Die betroffene Domain gehörte anfangs einer GbR. Hier war richtiger Weise der Admin-C als natürliche Person mit dem Domain-Inhaber als juristische Person identisch. Der Admin-C beauftragte aufgrund einer Umfirmierung zunächst die Änderung des Domain-Inhabers, was wunschgemäss umgesetzt wurde. Eigentümer war nun die neue GmbH, aber der Geschäftsführer und Admin-C blieb. Anschließend sollte ein Domain-Transfer gestartet werden, also der Wechsel zu einem anderen Registrar. Dummer Weise hatte man übersehen, dass nach einem Eigentümerwechsel automatisch immer eine 60-tägige Transfersperre für die betroffene Domain eingerichtet wird.

Dieser Fall entwickelte sich ziemlich unangenehm, da es nun zum Rechtsstreit kommen sollte. Der Admin-C behauptete, dass die Transfer-Sperre unrechtmässig sei, da der Admin-C ja identisch geblieben sei. Die Tatsache, dass sich die Transfersperre auf den Domain-Inhaber bezog, der von der GbR zur GmbH wechselte, betrachtet man irrtümlicher Weise als irrelevant. Darüber hinaus behauptete ein zusätzlich involvierter Webdesigner, dass es solche Regelungen gar nicht gäbe und er hätte dies bei 1&1 oder Strato noch nie erlebt. Nun sind gerade bei diesen Massenhostern derartige Prozesse hochgradig automatisiert, erlauben ganz sicher keinen „händischen“ Eingriff. Und die Verträge mit den Registries sind überall die gleichen. Also musste man den Ablauf der Sperre abwarten. Ganz nebenbei bemerkt:Wenn der Domainkunde uns die bevorstehende Abwanderung offen kommuniziert hätte, wäre er natürlich von uns entsprechend gewarnt worden.

Unkenntnis und Ignoranz sind häufigste Fehlerquellen

Diese und ähnliche Probleme sind in der Domainverwaltung quasi Alltag. Dabei sind die Ursachen stets dieselben. Die wichtigste Ursache ist regelmässig die Unkenntnis über die Zusammenhänge, die bezüglich Domains wichtig sind, bzw. das Ignorieren eben dieser.

Die zweite Ursache ist häufig die mangelhafte Einrichtung von Mail-Accounts bzw. deren SPAM-Verwaltung. Was eigentlich gegen die massenhaft unerwünschten Mails wirken soll, wird so gerne mal zur Falle für wichtige Geschäftskorrespondenz. Denn dieser wichtige Kommunikationskanal wird oft nicht sorgfältig genug gepflegt oder kontrolliert. Das wäre aber notwendig, wenn er als inzwischen wichtigster Aus- und Eingang für die tägliche Geschäftskorrespondenz funktionieren soll. Das würde viele Fehler und Pannen vermeiden. Es hilft natürlich auch, wenn man seine E-Mails regelmäßig gründlich liest.

Fazit: Informieren und Wissen hilft, Pannen zu vermeiden

Es gäbe noch mehr Beispiele, in denen es um Probleme mit dem Domain-Handling geht. Man könnte sie alle vermeiden, wenn jeder von uns folgende Tatsachen zur Kenntnis nimmt und akzeptiert:

  1. Das Internet ist längst, genau genommen seit einem Vierteljahrhundert, kein regelloser Raum mehr.
  2. Speziell die Prozesse um Domains sind hochgradig automatisiert und reguliert. Das müssen sie auch sein, sonst würde das Internet nicht funktionieren.
  3. Die Zusammenhänge und Regeln sind alle öffentlich einsehbar, auch wenn sie mitunter wenig transparent und äußerst unverständlich erscheinen.
  4. Die meisten Probleme sind übrigens erst im Umfeld von Verbraucherschutz & Co. aufgetaucht, also von Privatkunden verursacht. Das kann dann auch schon mal zur Überregulierung führen.

Für Privatanwender ist es vielleicht weniger wichtig, dass sie Geschäftsprozesse in der Domainverwaltung nicht verstehen. Aber für Unternehmen gelten andere Regeln. Hier schützt Unwissenheit nicht vor Strafe, sondern garantiert eine Menge Probleme. Umso wichtiger ist die Notwendigkeit, sich zu informieren, bevor man handelt. Und das Wichtigste ist: Hier gilt die Hol-Pflicht.