Newsletterversand per „BCC“-Verteiler

Newsletterversand über BCC-Verteiler birgt Risiken

Zu Risiken und Nebenwirkungen von BCC-Verteilern im Newsletterversand …

… fragen Sie Ihren gesunden Menschen- und Sachverstand.

Neulich berichtete einer unserer Geschäftspartner fassungslos von einer Äußerung seines Kunden, den er unter anderem bei Online- und Social Media Kampagnen begleitet. Es ging um die Frage, wie ein Newsletter mit einer wichtigen Veranstaltungsinformation an ca. 300 Neukundenkontakte versendet werden sollte. Die lapidare Antwort: „Das mache ich wie immer über Outlook mit einer Verteilerliste im BCC mit meiner E-Mailadresse.“ Auf Nachfrage unseres Geschäftspartners, ob man sich über die Risiken dieser Vorgehensweise bewußt wäre, hieß es: „Bis jetzt ist nie etwas passiert…“. Nun ja, vielleicht Glück gehabt – oder vielleicht auch nicht, denn mit dieser Methode treten die Probleme zunächst unbemerkt und versteckt auf, bevor sie sich sichtbar auswirken.

Panikmache oder echtes Risiko?

In manchen Situationen erscheinen „BCC“-Mailverteiler als schnelle und gute Lösung, zum Beispiel wenn sich alle Adressaten persönlich zwar kennen, weil sie mit ihnen gemeinsam in einem Verein, Team oder einer kleineren Organisation arbeiten, aber vielleicht nicht unbedingt ihre E-Mailadressen für alle sichtbar haben wollen. Denn „BCC“ steht für „Blind Carbon Copy“, also eine Kopie an einen für Dritte nicht sichtbaren bzw. unbekannten Empfänger – in Anlehnung an die gute alte analoge Zeit, als man Kopien bzw. Durchschriften noch mit Kohlepapier anfertigte – in überschaubarem Rahmen für sehr kleine Verteiler eine gerade noch vertretbare Methode, auch wenn BCC eigentlich für einen anderen Anwendungsfall gedacht ist. Doch sobald es sich um einen Massenversand an Geschäftspartner, Interessenten, Privatkunden oder Mitglieder größerer Organisationen handelt, sollten Sie von der Nutzung eines „BCC“-Verteilers Abstand nehmen, denn er birgt ernst zu nehmende Risiken.

Risiko 1: „BCC“-Mails laufen Gefahr, im Spam-Ordner zu landen.

Vielleicht ist es Ihnen egal, wenn Ihr E-Mailprovider Ihnen den Mailservice sperrt oder den Vertrag nach Ihrer Enttarnung als vermeindlicher Spammer kündigt, weil Sie auf die professionelle und regelmäßige Nutzung Ihre E-Mailadresse ohnehin nicht angewiesen sind. Oder es ist Ihnen nicht bewusst, dass „BCC“-Verteilerlisten genau darauf hinführen, dass sich Ihre Kommunikations- und Geschäftspartner an eine neue Mailadresse gewöhnen müssen.

Wenn Sie mit „BCC“-Verteiler im Newsletterversand arbeiten, wird eine identische E-Mail an alle im Verteiler gelisteten E-Mailadressen versendet und dies klassifizieren Mailserver, auch die der großen Anbieter wie T-Online, Web.de, GMX (1&1) als Spam, ohne ihre Kunden und Nutzer gefragt zu haben. Im günstigsten Fall wird die Annahme der E-Mail verweigert und Sie werden darüber informiert, dass die Nachricht nicht zugestellt werden konnte. Im schlimmsten Fall bekommt Ihr Adressat dies gar nicht mit und die IP Ihres Mailanbieters kommt auf eine sogenannte Black List, d.h. ALLE Nutzer des Mailservers können keine E-Mails mehr erfolgreich absetzen.

Sie können davon ausgehen, dass schnell herausgefunden wird, wer für diese massive Störung des elektronischen Geschäftsverkehrs verantwortlich ist und warum. Wenn Sie richtig Pech haben, sind Sie in einen Regressfall verwickelt. Sind Sie immer noch der Meinung, dass dieses Risko eine Bagatelle ist?

Risiko 2: „BCC“-Mails werden oft nicht gelesen.

Warum BCC-Mails providerseitig von Spamfiltern abgefangen werden oder in sogenannten Junkmail-Ordnern landen können und somit garantiert nicht gelesen werden, dürfte jetzt klar sein. Aber wussten Sie, dass viele Profi-Nutzer ihre Mails von sogenannten E-Mailassistenten im Mailprogramm vorsortieren lassen? Mails mit „CC“ oder „BCC“ werden als nicht wichtig genug eingestuft und wandern beim Eingang sofort in einen Ablageordner und bleiben dort, bis sie gelöscht oder archiviert werden. Der Neuigkeitswert Ihrer Botschaft dürfte bis zu diesem Zeitpunkt der Kenntnisnahme obsolet sein, was für Sie sehr schade ist.

Risiko 3: „BCC“-Mails riskieren Abmahnungen.

In jedem Newsletter müssen Sie darauf hinweisen, dass sich der einzelne Adressat aus dem Verteiler austragen lassen kann, wenn er keine Nachrichten auf diesem Wege von Ihnen empfangen will. Dieser Vorgang des sogenannten „unsubscribe“ verpflichtet Sie, Ihren Mailverteiler aktiv zu pflegen und VOR dem nächsten Newsletter-Versand alle „Unsubscriber“ herausgelöscht zu haben. Vergessen Sie diese Bereinigung, riskieren Sie eine Abmahnung.

Direktmarketing-Fehler: „BCC“-Mails zerstören den persönlichen Draht zum Adressaten

Ein unschöner Nebeneffekt eines „BCC“-Verteils betrifft den Nerv der eigentlichen Newsletterfunktion: Kunden- und Kontaktpflege über den direkten Kontakt. Wenn Sie die Kontaktdaten legal erworben haben, z. B durch Austausch von Visitenkarten, durch die Abwicklung eines Geschäfts oder durch die kundenseitige Eintragung in einen Newsletterverteiler, dann ist nichts peinlicher, als wenn dieser Direktkontakt später anonymisiert mit „Hallo“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ angeschrieben wird. Der Newsletter, welcher die Bindung zwischen Ihnen und den Adressaten festigen soll, bewirkt das Gegenteil. Im günstigsten Fall wird er nur gelöscht, aber Ihre Vorarbeit ist hinüber.

Playdoyer für Professionalität im Newsletter-Versand

Newsletter-Server trennen E-Mailinhalte von den Adressdaten der Empfänger und fügen diese erst beim Versand der Newsletter zusammen. Die Mails können, anders als beim Versand per BCC, nacheinander, sogar mit einem zeitlichen Abstand zueinander versendet werden. Damit ist die Gefahr der automatisierten Spam-Klassifizierung vom Tisch.

Da der E-Mailversand über einen Newsletterserver wie ein Serienbrief funktioniert, kann jeder Empfänger persönlich bzw. individuell angesprochen und es können sogar individuelle Passagen in den Text eingeflochten werden, so dass aus einer Massen-E-Mail ein Werkzeug der Direktkontakt-Pflege wird.

Dazu gehört dann übrigens auch, den Newsletter in zwei Versionen anzubieten: einmal als reine Textversion und einmal als optisch gut gestaltete HTML-Version. Damit sammeln Sie garantiert Pluspunkte bei allen Mailempfängern.

In unserem Beispiel wurde dem Kunden natürlich noch einmal nahegelegt, über den Einsatz eines Newsletterdienstes bzw. Newsletterservers nachzudenken, denn dieser bietet – abgesehen von der risikoärmeren Methode – ein paar zusätzliche Vorzüge, welche der hemdsärmelige „BCC“-Verteiler nicht aufweisen kann.